تطوير أساليب العمل و تحسين إجراءاته ( اعداد خطط العمل و تحويل الأفكار الى برامج عمل و تقييم الأداء)
الأهداف:
سيتمكن المشاركون في نهاية الدورة من:
- إكتساب مهارة التحليل و التقييم لوضع العمل و أساليب و إجراءات العمل الحالية
- إكتشاف مواطن الضعف في أساليب و إجراءات العمل الحالية و التي تحتاج الى تطوير أو تبسيط
- تطبيق كافة المراحل اللازمة لتطوير وسائل و إجراءات العمل وصولاً للوضع الأفضل الذي يحقق الأهداف التنظيمية بكفاءة و فاعلية
- إستخدام النماذج و الأدوات و الأساليب العلمية و العملية الحديثة اللازمة لتطوير و تبسيط إجراءات العمل
- إعداد دليل إجراءات العمل بما يضمن سير العمل في الوحدة بكفاءة و فاعلية
المستفيدون:
- جميع الموظفين والمديرين بكافة المستويات الادارية، خاصة الذين توكل إليهم مهام التنظيم والتخطيط
- أولئك الذين يمكنهم أن يشاركوا في لجان أو توكل إليهم مهام تطوير و تبسيط إجراءات العمل
محتويات البرنامج:
أساسيات ومفاهيم تطوير أساليب العمل وتحسين الإجراءات:
- وظائف المدير وأهمية إجراءات العمل لإنجاح تلك الوظائف
- مفهوم إجراءات العمل والخصائص الأساسية للإجراءات الفعالة
- التوازن بين فاعلية وكفاءة الإجراءات والأساليب
- أعراض ومظاهر تعقد الإجراءات وعواقبها (الاقتصادية والانسانية والفنية)
- المفاهيم الأساسية في تبسيط إجراءات العمل
- المداخل المختلفة لتطوير أساليب العمل وتحسين وتبسيط الإجراءات
أدوات تحليل الوضع الحالي لتطوير وتحسين وتبسيط أساليب وإجراءات العمل
- الخطوات العملية والعلمية لتبسيط إجراءات العمل
- أدوات تحليل الوضع الحالي واكتشاف مواطن الضعف
- تحليل وتسجيل ومعاينة إجراءات العمل الحالية (AS IS Models)
- أسلوب تتبع الإجراءات Flow Diagram
- أسلوب تدفق النشاط Flow Chart
- خريطة سير الإجراءات الوظيفية Cross-Functional Flowchart
الأساليب الحديثة في تصميم الإجراءات و تطوير أساليب العمل:
- إستخدام مخططات السبب و النتيجة لحل مشكلات العمل و تطوير الاجراءات
- إستخدام أسلوب ESSA لتطوير نظم العمل و التحول الى الادارة الالكترونية
- إستخدام مصفوفة الأهمية والأداء P&I Matrix
- مبادئ LEAN لتطوير أساليب العمل و تحسين تبسيط الإجراءات
- إستخدام أسلوب 5 S لتحسين و تبسيط اجراءات العمل
- نموذج SIPOC(الموردين – المدخلات – العملية – المخرجات – العملاء)
إدارة عملية تغيير و تطوير الأساليب والإجراءات:
- تطوير إجراءات العمل من منظور إدارة التغيير
- إستخدام منهجية ADKAR في تغيير و تطوير إجراءات العمل
- إستخدام مبادئ التحسين المستمر KAIZEN في تطوير و تبسيط إجراءات العمل
- الأخطاء الأكثر شيوعاً في عملية تطوير و تحسين أساليب و إجراءات العمل
- أسلوب اعادة هندسة العمليات Reengineering لعلاج المشاكل الكبيرة بالعمل
- أنماط العاملين في الاستجابة لمبادرات تغيير و تطوير الإجراءات و الأساليب
تقييم عملية التطوير لأساليب و إجراءات العمل وضمان التحسين المستمر:
- الأسئلة الأساسية قبل وأثناء وبعد عملية تطوير أساليب العمل
- وضع مؤشرات الأداء الرئيسية لتقييم عملية تطوير أساليب العمل
- إستخدام أسلوب المقارنة المرجعية Benchmarking لتقييم عملية التطوير
- دليل إجراءات العمل (المفهوم والأهمية)
- أسس إعداد و كتابة دليل إجراءات العمل
- خطة عمل شخصية بعد العودة للعمل
أساليب التدريب:
- المحاضرة القصيرة
- النقاش و الحوار
- العمل ضمن مجموعات
- التمارين الجماعية والتطبيقات العملية.